Plan een gesprek

Van het eerste interview tot processen die draaien.

Drie stappen, elke keer dezelfde. We mappen hoe je organisatie werkt, herbouwen de processen die het meest kosten en meten wat elke wijziging oplevert.

Begin met een audit
  1. Mappen: Hoe komen de uren van de bouwplaatsen op kantoor? Dit kost 31 uur per week, waarvan 22 aan overtypen.
  2. Herbouwen: Welke stappen kan AI overnemen? Zo’n 25 uur per week terug: AI doet het overtypen, je kantoor keurt goed wat afwijkt.
  3. Resultaat: Wat heeft het opgeleverd? Elke week 25 uur bespaard, op dezelfde manier gemeten, vier weken voor en na.

In twee weken is één van je processen herbouwd en live. AI doet de herhalende stappen. Je mensen houden de beslissingen, en je ziet de uren voor en na.

  1. 01Mappen

    We vragen elk team hoe het werk loopt.

    Stephen praat met de mensen die het werk doen, via spraak of chat. Wat ze vertellen wordt één beeld, met de uren die elk proces kost.

    Bekijk Company Brain

    • Stephen, onze AI-interviewer, praat met de mensen die het werk doen, via spraak of chat, wanneer het hun uitkomt. Wat ze vertellen wordt één beeld van je organisatie, met de uren die elke stap kost.
    • Wat je mensen doen: Elk team praat ongeveer een halfuur met Stephen.
    • Wat je krijgt: Eén beeld van hoe je organisatie werkt, en de duurste processen, gerangschikt in uren.
    • Op de vraag waar de uren heen gaan, antwoordt Grasp met de processen gerangschikt op uren per week met de hand: urenregistratie 31, offertes 24, inkoopfacturen 18.

  2. 02Herbouwen

    AI doet het typwerk. Je mensen houden de beslissingen.

    Een AI-agent doet de herhalende stappen en een mens keurt goed wat afwijkt. Niets gaat live voor het is getest op het werk van vorige week.

    Bekijk Grasp Work

    • We herbouwen het proces in de systemen die je teams al gebruiken. Een AI-agent doet de herhalende stappen; een mens keurt goed wat afwijkt. Voor er iets live gaat, testen we de nieuwe versie op het werk van vorige week.
    • Wat je mensen doen: De mensen die het proces uitvoeren testen de nieuwe versie en keuren hem goed.
    • Wat je krijgt: Een proces dat van begin tot eind is herbouwd in je eigen tools, met een eigenaar in je team.
    • Op de vraag of de nieuwe urenregistratie klaar is, toont Grasp de test op het werk van vorige week: 186 van de 186 urenbriefjes goed.
    • Een AI-agent typt de uren over; een mens keurt goed wat afwijkt. Het wacht op goedkeuring en is daarna live.

  3. 03Resultaat

    De uren, voor en na, op dezelfde manier gemeten.

    Elk herbouwd proces meten we opnieuw, op dezelfde manier als eerst, door de mensen die het uitvoeren. Je ziet de uren ervoor en erna.

    • Elk herbouwd proces meten we opnieuw, op dezelfde manier als ervoor, met wie het uitvoert. Het proces blijft draaien in Grasp Work, en jij kiest wat je daarna herbouwt.
    • Wat je mensen doen: Wie het proces uitvoert, meet het opnieuw.
    • Wat je krijgt: Voor en na van elk proces, in uren en euro’s.
    • Op de vraag hoeveel tijd het nu kost, toont Grasp de urenregistratie voor en na: eerst 31 uur per week, nu 6, gemeten door het team dat het uitvoert.

De audit, dag voor dag

Je eerste twee weken.

Een voorbeeld van hoe de twee weken lopen.

  1. Dag 1

    Eén gesprek

    We bepalen met je directie het doel, en met welke teams we praten.

  2. Dag 2 tot 5

    De interviews

    Stephen, onze AI-interviewer, vraagt elk team hoe hun werk loopt.

  3. Dag 6

    Het beeld

    Je ziet waar de uren heen gaan, en welke processen het meest kosten.

  4. Dag 7 tot 13

    Eén proces herbouwd

    We herbouwen één van je meest tijdrovende processen, samen gekozen.

  5. Dag 14

    Live, met jouw akkoord

    Het gaat live zodra je akkoord geeft. Daarna bepaal jij wat volgt.

Je tijd

Wat het van je mensen vraagt.

  • Directie

    Eén gesprek om het doel te bepalen.

  • Elk team

    Ongeveer een halfuur met Stephen.

  • Wie het proces uitvoert

    Test de nieuwe versie en keurt hem goed.

  • IT

    Keurt de koppelingen goed.

Vragen

Wat teams vragen voordat ze beginnen.

Wat moeten we voorbereiden?

Heel weinig. Wij bereiden ons voor met je website en openbare informatie, je directie bepaalt het doel in één gesprek en Stephen doet de interviews. Niemand hoeft vooraf iets op papier te zetten.

Moet iedereen met Stephen praten?

Iedereen die de processen uitvoert waar we naar kijken, niet alleen hun leidinggevenden: wie het werk doet, kent de stappen die nergens zijn vastgelegd. Iedereen spreekt Stephen via spraak of chat, op een moment dat het uitkomt, en elk feit houdt zijn bron.

Welke systemen koppelen jullie?

De systemen die je teams al gebruiken, waaronder Microsoft 365 en Google Workspace, altijd met de rechten die jij goedkeurt. Grasp Work koppelt met meer dan 1.500 apps.

Van wie zijn de workflows daarna?

Van jullie. Elke herbouwde workflow heeft een eigenaar in je eigen team, draait in Grasp Work en wordt blijvend gemeten. Jij bepaalt wat er daarna komt: meer processen met ons, of je eigenaren nemen het zelf verder op.

Moet de ondernemingsraad worden betrokken?

Heeft je organisatie een ondernemingsraad, betrek die dan voordat de interviews beginnen. We meten hoe processen lopen, nooit hoe mensen presteren, en we lichten de aanpak graag toe aan de OR.

Begin met één proces. We mappen, herbouwen en meten het resultaat.

Plan een gesprek