Privacyverklaring

1. Wie we zijn

Traece B.V., handelend onder de naam Grasp ("Grasp", "wij"), is een AI-transformatiebedrijf in Amsterdam. We brengen in kaart hoe een organisatie werkt, herbouwen de processen die het meest kosten zodat AI de terugkerende stappen doet en mensen de beslissingen houden, en meten wat elke verandering oplevert. Ons platform is Grasp Work.

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt. Ze gaat over drie situaties:

• Je bezoekt onze website of neemt contact met ons op. Wij bepalen waarom en hoe je gegevens worden gebruikt (wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke). Hoofdstuk 2 tot en met 4.
• Je werkt bij een van onze klanten en praat met onze AI-interviewer of gebruikt Grasp Work. Je werkgever bepaalt waarom en hoe je gegevens worden gebruikt (hij is de verwerkingsverantwoordelijke); wij werken in zijn opdracht (wij zijn de verwerker). Hoofdstuk 5.
• Je bent contactpersoon bij een klant of leverancier. Hoofdstuk 6.

Vragen over privacy: info@joingrasp.com.

2. Website en contact: wat we verzamelen

• Als je een gesprek plant of ons schrijft: je naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf, functie, bedrijfsgrootte, telefoonnummer als je dat geeft, en wat je ons vertelt.
• Als je een gesprek plant door met onze assistent te praten: een opname van elk gesproken antwoord, alleen gebruikt om het op te schrijven, en de tekst die daaruit komt. De opname bewaren we niet.
• Als je een vraag stelt in het vraagveld: de tekst van je vraag. Die slaan we niet op.
• Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief: je e-mailadres en je bevestiging.
• Als je de site bezoekt: paginaweergaven, geteld zonder cookies; je IP-adres, browser en type apparaat in serverlogs; en, alleen als je toestemming geeft, cookies voor analyse en advertenties (zie onze cookieverklaring).

3. Website en contact: waarom, en op welke grondslag

4. Website en contact: wie je gegevens ontvangt

Voor onze website gebruiken we deze aanbieders:

• Cloudflare: host en beveiligt de website en controleert of een formulier door een mens is verstuurd.
• PostHog (EU): telt paginaweergaven zonder cookies.
• Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads: alleen met je toestemming, om bezoeken te meten en te zien of een van onze advertenties tot een afspraak leidde.
• Cal.com: toont de agenda en maakt de afspraak.
• Anthropic: het taalmodel van Anthropic beantwoordt het vraagveld en begrijpt wat je tegen de afspraakassistent zegt.
• ElevenLabs: zet wat je tegen de afspraakassistent zegt om in tekst, en de antwoorden in spraak.
• Resend: verstuurt de bevestiging van de nieuwsbrief en onze e-mails.
• Discord: brengt een melding naar ons eigen team als je een gesprek plant of een bericht stuurt.
• Attio: ons klantsysteem, waarin we contactgegevens en onze correspondentie bewaren.
• Featurebase: verzorgt ons helpcentrum, op een eigen site.

Sommige van deze aanbieders zitten in de Verenigde Staten. In hoofdstuk 8 lees je hoe we doorgifte beschermen.

5. Als je bij een van onze klanten werkt

5.1 Het interview met Stephen

Je werkgever kan je uitnodigen om met Stephen te praten, onze AI-interviewer, gesproken of getypt. Stephen is een AI, geen mens. Hij vraagt naar je werk: welke stappen je zet, in welke tools, hoe vaak en hoe lang ze duren.

• Wat we verwerken: je naam, functie en team; wat je zegt of typt; de tekst en notities die daaruit komen. Als je spreekt, gaat je stem naar onze spraakaanbieder om te worden uitgeschreven. We bewaren de tekst, niet de audio.
• Waarvoor het wordt gebruikt: om in kaart te brengen hoe de processen van je organisatie lopen (Company Brain) en om te vinden welke processen herbouwd moeten worden. Bij elk feit blijft de bron staan, zodat je organisatie het kan nagaan.
• Waarvoor het niet wordt gebruikt: niet om jou te beoordelen. We meten hoe processen lopen, niet hoe mensen presteren, en je werkgever ziet het gecombineerde beeld en cijfers per team, nooit jouw woorden.
• Wat je beter weglaat: deel geen informatie over gezondheid, overtuigingen, vakbondslidmaatschap of andere gevoelige zaken over jezelf of anderen. Doe je dat toch, dan kun jij of je werkgever ons vragen het te verwijderen.
• Jouw keuze: je werkgever regelt de deelname. Heb je vragen of bezwaren, bespreek ze dan eerst met je werkgever; je kunt ook contact met ons opnemen.

5.2 Grasp Work

Als je organisatie Grasp Work gebruikt, verwerken we in haar opdracht:

• je accountgegevens (naam, zakelijk e-mailadres, functie, team) en inloggegevens;
• documenten die je organisatie uploadt;
• gegevens uit de applicaties die je organisatie koppelt (bijvoorbeeld e-mails, offertes, facturen of klantgegevens), beperkt tot de rechten die ze heeft gegeven;
• wat workflows doen: hun uitvoeringen, invoer en uitvoer, en de goedkeuringen die mensen geven;
• je berichten aan de assistent;
• een overzicht van modelaanroepen en handelingen, zodat je organisatie kan nalopen wat er is gebeurd.

5.3 AI en besluiten

AI-modellen voeren stappen in workflows uit. Je organisatie bepaalt welke stappen een persoon moet goedkeuren. Grasp Work is niet bedoeld om zonder een persoon besluiten over jou te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen hebben.

5.4 Je rechten als medewerker van een klant

Je werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke. Stuur verzoeken over je gegevens naar je werkgever; wij helpen hem ze te beantwoorden. In onze verwerkersovereenkomst staan onze verplichtingen, met de volledige lijst van aanbieders die we gebruiken (subverwerkers).

6. Contactpersonen bij klanten en leveranciers

We bewaren de naam, zakelijke contactgegevens, functie en correspondentie van onze contactpersonen, en factuur- en betaalgegevens, om onze contracten uit te voeren en onze administratie te voeren. Grondslag: uitvoering van het contract en wettelijke verplichtingen. Contract- en factuurgegevens bewaren we zeven jaar op grond van de Nederlandse belastingwet. Aanbieders: Attio (klantsysteem) en Stripe (betalingen).

7. AI en je gegevens

• We gebruiken persoonsgegevens niet om AI-modellen te trainen, te finetunen of te evalueren, en onze AI-aanbieders werken onder voorwaarden die dat uitsluiten.
• De modellen die we gebruiken staan in onze verwerkersovereenkomst. Een klant kan er ook voor kiezen een modelaanbieder met een eigen account te gebruiken.
• We maken duidelijk wanneer je met een AI te maken hebt.

8. Doorgifte buiten de EU

Klantgegevens in Grasp Work worden voornamelijk in de EU opgeslagen. Sommige aanbieders verwerken gegevens in de Verenigde Staten: onze aanbieder van AI-modellen, onze aanbieder van koppelingen en enkele aanbieders voor de website. Onze spraakaanbieder verwerkt audio van interviews in de EU. Voor deze doorgifte steunen we op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) als de aanbieder gecertificeerd is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met extra maatregelen zoals versleuteling.

9. Beveiliging

We beschermen persoonsgegevens met versleuteling tijdens verzending en in opslag, scheiding tussen klanten, toegang alleen voor de mensen die het nodig hebben en met inloggen in meerdere stappen, logging, en een vastgelegde procedure voor incidenten. De details staan in Bijlage II van onze verwerkersovereenkomst.

10. Je rechten

Op grond van de AVG kun je ons vragen om: een kopie van je gegevens; ze te corrigeren; ze te verwijderen; het gebruik te beperken; ze over te dragen. Je kunt ook bezwaar maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang, en je toestemming altijd intrekken. We antwoorden binnen een maand. Schrijf naar info@joingrasp.com. Verwerken we je gegevens voor je werkgever, dan geven we je verzoek door aan je werkgever.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Datalekken

Raakt een datalek jouw gegevens en levert het waarschijnlijk een hoog risico voor je op, dan laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten. Onze klanten informeren we over lekken in hun gegevens binnen de termijn uit onze verwerkersovereenkomst.

12. Wijzigingen

Belangrijke wijzigingen kondigen we minstens dertig dagen voordat ze ingaan aan, op onze website of per e-mail.

13. Contact

Traece B.V., handelend onder de naam Grasp
Vrije Heerlijkheid 39, 1566 MH Assendelft, Nederland
KvK 98464604 · info@joingrasp.com