Deze algemene voorwaarden (de "Voorwaarden") gelden voor de diensten van Traece B.V., een Nederlandse besloten vennootschap, gevestigd aan Vrije Heerlijkheid 39, 1566 MH Assendelft, Nederland, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 98464604, handelend onder de naam Grasp ("Grasp", "wij", "ons"). Door een Orderformulier te ondertekenen, een account aan te maken of de Diensten te gebruiken, gaat de organisatie die je vertegenwoordigt (de "Klant") akkoord met deze Voorwaarden. Je bevestigt dat je bevoegd bent om die organisatie te binden.
1. Definities
- "Diensten": de diensten die Grasp op grond van een Orderformulier aan de Klant levert: de Audit, Herbouwprojecten en het Platform, met de bijbehorende support.
- "Audit": een opdracht met een vaste prijs en een vaste duur waarin Grasp in kaart brengt hoe de organisatie van de Klant werkt (onder meer met interviews door Stephen, de AI-interviewer van Grasp), de processen rangschikt naar de tijd die ze kosten, en één workflow herbouwt.
- "Herbouwproject": een opdracht waarin Grasp samen met de teams van de Klant een of meer processen van de Klant opnieuw ontwerpt en als Workflow bouwt.
- "Platform": Grasp Work, de software waarin Company Brain, Workflows, apps en chat draaien, met de koppelingen naar applicaties van derden.
- "Company Brain": het beeld van de organisatie van de Klant dat het Platform opbouwt uit interviews, documenten en gekoppelde applicaties.
- "Workflow": een proces dat in het Platform is ingericht, waarin AI-agents stappen uitvoeren en mensen goedkeuren of beslissen waar de Workflow dat vraagt.
- "Klantgegevens": alle gegevens en inhoud die de Klant of zijn gebruikers in de Diensten invoeren, die de Diensten ophalen uit applicaties die de Klant koppelt, of die de Diensten op basis daarvan voor de Klant maken, waaronder antwoorden uit interviews, Company Brain en de inrichting en uitvoering van Workflows.
- "Orderformulier": een voorstel, offerte of bestelling die de Klant heeft aanvaard en waarin de Diensten, de vergoedingen en de looptijd staan.
- "Verwerkersovereenkomst": de verwerkersovereenkomst op joingrasp.com/dpa, die deel uitmaakt van deze Voorwaarden.
- "Documentatie": de actuele gebruikers- en technische documentatie van Grasp.
2. Reikwijdte en rangorde
2.1 Deze Voorwaarden gelden voor elk Orderformulier en voor elk gebruik van de Diensten.
2.2 Spreken documenten elkaar tegen, dan geldt deze volgorde: (1) de Verwerkersovereenkomst, voor de verwerking van persoonsgegevens; (2) het Orderformulier; (3) deze Voorwaarden.
2.3 Inkoopvoorwaarden van de Klant gelden niet, ook niet als een inkooporder ernaar verwijst.
3. De Audit
3.1 Omvang en prijs. In het Orderformulier staan de omvang, de duur (twee weken, tenzij anders afgesproken) en de vaste prijs van de Audit. De prijs verandert alleen als partijen schriftelijk een andere omvang afspreken.
3.2 Wat de Klant aanlevert. De Klant wijst een contactpersoon aan, bepaalt het doel van de Audit, nodigt de medewerkers uit die meedoen en keurt de toegang tot applicaties goed die hij wil geven. Loopt de Klant vertraging op, dan schuift de planning even lang op.
3.3 Interviews. Voordat de interviews beginnen, informeert de Klant de deelnemende medewerkers, zoals beschreven in artikel 9.3. In de uitnodiging van Grasp staat dat Stephen een AI is, waarom het interview plaatsvindt en wat er met de antwoorden gebeurt.
3.4 Resultaten. De Audit levert op: Company Brain voor de afgesproken omvang, met bij elk feit de bron; de processen die het meest kosten, gerangschikt in uren; en één Workflow die is herbouwd en draait. De Audit staat op zichzelf: de Klant is niet verplicht verdere Diensten af te nemen.
3.5 Betaling. De vergoeding voor de Audit wordt bij ondertekening gefactureerd en is volledig verschuldigd voordat de Audit begint, tenzij het Orderformulier iets anders bepaalt.
4. Herbouwprojecten
4.1 In het Orderformulier staan de processen die binnen de opdracht vallen, de vergoeding en de planning. Werk daarbuiten vraagt om een schriftelijke wijziging.
4.2 Grasp bouwt elke Workflow in de applicaties die de Klant al gebruikt, met de rechten die de Klant goedkeurt. De Klant bepaalt welke stappen AI uitvoert en wijst voor elke Workflow een eigenaar binnen zijn organisatie aan.
4.3 Testen en livegang. Elke Workflow wordt getest op gevallen uit het verleden voordat hij live gaat. Een Workflow gaat pas live nadat de eigenaar bij de Klant hem heeft goedgekeurd.
4.4 Acceptatie. Een resultaat is geaccepteerd zodra de Klant het goedkeurt, of tien (10) werkdagen na oplevering als de Klant niet schriftelijk en met redenen heeft gemeld dat het niet aan het Orderformulier voldoet. Grasp herstelt terechte punten binnen een redelijke termijn.
4.5 Meting. Grasp meet elk herbouwd proces voor en na, op dezelfde manier. Cijfers in het Platform zijn metingen of duidelijk als schatting aangeduid. De verplichtingen van Grasp zijn inspanningsverbintenissen; Grasp garandeert geen bepaalde besparing of bepaald resultaat.
5. Het Platform (Grasp Work)
5.1 Abonnement. In het Orderformulier staan de looptijd en de vergoeding van het abonnement. Is geen looptijd afgesproken, dan is die twaalf (12) maanden.
5.2 Verlenging. Een abonnement wordt telkens met twaalf (12) maanden verlengd, tenzij een van de partijen uiterlijk dertig (30) dagen voor het einde van de lopende termijn schriftelijk opzegt.
5.3 Gebruiksrecht. Tijdens de looptijd geeft Grasp de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform voor zijn eigen bedrijf te gebruiken, voor het aantal gebruikers of de omvang uit het Orderformulier.
5.4 Koppelingen. De Klant kiest welke applicaties hij koppelt en welke rechten hij geeft. Voor het gebruik van een gekoppelde applicatie blijft de eigen overeenkomst van de Klant met die leverancier gelden. Grasp is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid of het gedrag van applicaties van derden.
5.5 AI-modellen. Grasp laat het Platform draaien op de aanbieders van AI-modellen die in de Verwerkersovereenkomst staan. Laat het Platform de Klant een aanbieder gebruiken met een eigen account of sleutel van de Klant, dan werkt die aanbieder op grond van de overeenkomst van de Klant met hem en is hij geen subverwerker van Grasp.
5.6 AI-agents en goedkeuringen. Workflows kunnen lezen uit, schrijven naar en verzenden vanuit de gekoppelde applicaties van de Klant. De Klant bepaalt per Workflow welke stappen de goedkeuring van een persoon nodig hebben. Handelingen die een Workflow uitvoert binnen de rechten en goedkeuringen die de Klant heeft ingesteld, zijn handelingen van de Klant.
5.7 Beschikbaarheid en support. Grasp spant zich naar commerciële redelijkheid in om het Platform beschikbaar te houden en kondigt gepland onderhoud aan waar dat redelijkerwijs kan. Er geldt geen serviceniveau, tenzij het Orderformulier er een bevat. Support loopt via de kanalen uit de Documentatie.
5.8 Wijzigingen. Grasp mag het Platform wijzigen. Vermindert een wijziging wezenlijk de functionaliteit waarvoor de Klant betaalt, dan mag de Klant het betreffende abonnement binnen dertig (30) dagen na de wijziging beëindigen en krijgt hij de vooruitbetaalde vergoedingen voor de resterende looptijd terug.
6. Vergoedingen en betaling
6.1 De Klant betaalt de vergoedingen uit het Orderformulier. Alle bedragen zijn in euro en exclusief btw.
6.2 Facturen moeten binnen dertig (30) dagen na de factuurdatum zijn betaald.
6.3 Bij te late betaling mag Grasp de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen, en mag Grasp het Platform opschorten na een schriftelijke aanmaning met een betalingstermijn van vijftien (15) dagen.
6.4 Vergoedingen worden niet terugbetaald, behalve waar deze Voorwaarden of dwingend recht anders bepalen.
6.5 Grasp mag de abonnementsvergoeding één keer per contractjaar aanpassen en kondigt dat minstens dertig (30) dagen vooraf schriftelijk aan. Is een verhoging hoger dan de stijging van de Nederlandse consumentenprijsindex (CBS, alle huishoudens) over de twaalf maanden daarvoor, dan mag de Klant het abonnement schriftelijk opzeggen voordat de verhoging ingaat.
7. Toegestaan gebruik
De Klant zal niet, en laat anderen niet:
- de Diensten gebruiken in strijd met de wet, of om gegevens te verwerken die hij niet mag verwerken;
- bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) of strafrechtelijke gegevens invoeren, tenzij schriftelijk afgesproken. Dit geldt niet voor wat een medewerker uit zichzelf in een interview zegt; daarvoor geldt artikel 6.3 van de Verwerkersovereenkomst;
- de Diensten gebruiken om de prestaties of het gedrag van individuele medewerkers te beoordelen, te rangschikken of te volgen. De Diensten meten processen, geen mensen;
- de Diensten gebruiken om zonder wezenlijke menselijke tussenkomst besluiten over personen te nemen die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen;
- het Platform reverse-engineeren, behalve waar dwingend recht dat toestaat;
- de Diensten kopiëren, doorverkopen of in sublicentie geven, of gebruiken om een concurrerend product te bouwen;
- toegangscontroles, gebruikslimieten of beveiligingsmaatregelen omzeilen, of de Diensten verstoren.
8. Intellectueel eigendom
8.1 Grasp. Grasp en zijn licentiegevers zijn eigenaar van het Platform, de Documentatie, de methoden, sjablonen en kennis van Grasp, en van alle verbeteringen daarvan.
8.2 Klant. De Klant is eigenaar van de Klantgegevens. Daaronder vallen de inhoud van zijn Company Brain en het ontwerp van zijn eigen Workflows (de stappen, regels en inrichting), die de Klant mag exporteren en na het einde van de overeenkomst mag blijven gebruiken. Grasp krijgt een licentie om de Klantgegevens te gebruiken, alleen om de Diensten te leveren.
8.3 Resultaten. Na volledige betaling krijgt de Klant een eeuwigdurend, niet-exclusief recht om de rapporten en documenten die Grasp in een Audit of Herbouwproject oplevert voor zijn eigen bedrijf te gebruiken. Het Platform zelf, en de methoden en sjablonen van Grasp die in een Workflow zijn gebruikt, blijven van Grasp.
8.4 Feedback. Grasp mag feedback over de Diensten vrij gebruiken.
8.5 Gebruiksgegevens. Grasp mag samengevoegde, geanonimiseerde gegevens over het gebruik van de Diensten gebruiken om ze te laten draaien, te beveiligen en te verbeteren. Daar valt nooit de inhoud van Klantgegevens onder, en de gegevens zijn nooit te herleiden tot de Klant of een persoon.
8.6 Geen AI-training. Grasp gebruikt Klantgegevens niet om AI-modellen te trainen, te finetunen of te evalueren, niet de eigen modellen en niet die van anderen, en schakelt zijn AI-aanbieders in onder voorwaarden die dat gebruik uitsluiten (Verwerkersovereenkomst, artikel 14).
9. Verantwoordelijkheden van de Klant
9.1 De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de Klantgegevens en voor een grondslag om de persoonsgegevens van zijn medewerkers en anderen via de Diensten te verwerken.
9.2 De Klant beheert wie toegang heeft tot zijn account en houdt inloggegevens geheim.
9.3 Deelname van medewerkers. De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn medewerkers over de interviews en over gekoppelde applicaties, en voor het betrekken van zijn ondernemingsraad of andere personeelsvertegenwoordiging waar de wet dat vraagt (in Nederland: artikel 27 Wet op de ondernemingsraden, waar van toepassing). Grasp levert de informatie die de Klant daarvoor nodig heeft, en een beschrijving van de verwerking voor de gegevensbeschermingseffectbeoordeling van de Klant.
9.4 De Klant controleert AI-uitkomsten voordat hij erop vertrouwt, en blijft verantwoordelijk voor de besluiten die hij neemt en voor zijn eigen wettelijke verplichtingen en de eisen van toezichthouders.
10. Geheimhouding
10.1 Elke partij houdt de vertrouwelijke informatie van de ander geheim, gebruikt die alleen voor deze Voorwaarden en deelt die alleen met medewerkers, adviseurs en subverwerkers die de informatie nodig hebben en aan geheimhouding zijn gebonden.
10.2 Dit geldt niet voor informatie die openbaar is zonder dat iemand een verplichting schond, die de ontvanger al kende of die hij zelfstandig heeft ontwikkeld.
10.3 Een partij mag vertrouwelijke informatie verstrekken als de wet dat eist, en informeert de andere partij vooraf waar dat mag.
10.4 Grasp noemt de Klant niet als referentie en gebruikt zijn logo niet zonder schriftelijke toestemming vooraf van de Klant.
11. Gegevensbescherming
11.1 Verwerkt Grasp persoonsgegevens namens de Klant, dan geldt de Verwerkersovereenkomst. De Klant is de verwerkingsverantwoordelijke; Grasp is de verwerker.
11.2 Grasp is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het voor de eigen administratie verwerkt: contactgegevens van vertegenwoordigers van de Klant, facturatie en beveiligingslogs. De privacyverklaring beschrijft dit.
12. Garanties en uitsluitingen
12.1 Grasp voert de Diensten uit met redelijke vakkundigheid en zorg.
12.2 AI-uitkomsten. De Diensten gebruiken AI-modellen. Hun uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn. Grasp ontwerpt Workflows zo dat mensen goedkeuren of beslissen waar de Klant dat heeft gevraagd, maar garandeert niet dat AI-uitkomsten juist zijn.
12.3 Geen compliancegarantie. De Diensten zorgen er niet op zichzelf voor dat de Klant voldoet aan een wet, norm of certificering.
12.4 Behalve wat in deze Voorwaarden staat, en voor zover de wet dat toestaat, worden de Diensten zonder verdere garanties geleverd.
13. Aansprakelijkheid
13.1 De totale aansprakelijkheid van Grasp per kalenderjaar, op welke rechtsgrond ook, is beperkt tot de vergoedingen die de Klant aan Grasp heeft betaald in de twaalf (12) maanden voor de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Deze ene limiet geldt ook voor vorderingen die voortkomen uit een inbreuk in verband met persoonsgegevens, uit de Verwerkersovereenkomst en uit geheimhouding.
13.1a Persoonsgegevens. Boetes en lasten die een toezichthouder aan de Klant oplegt, en vorderingen van medewerkers van de Klant of andere derden tegen de Klant, komen voor rekening van de Klant. Grasp is tegenover de Klant alleen aansprakelijk voor een inbreuk in verband met persoonsgegevens als die is veroorzaakt doordat Grasp de Verwerkersovereenkomst niet nakwam, en dan binnen de limiet van artikel 13.1. Elke verdere bijdrage van Grasp is naar eigen inzicht van Grasp en schept geen verplichting.
13.2 Geen van de partijen is aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste omzet, verlies van goodwill en bedrijfsstagnatie.
13.3 Deze beperkingen gelden niet voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van een partij, niet bij overlijden of letsel, en niet waar dwingend recht geen beperking toestaat.
13.4 Een vordering vervalt twaalf (12) maanden nadat de Klant de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
14. Vrijwaring
De Klant vrijwaart Grasp tegen vorderingen van derden die voortkomen uit Klantgegevens, uit gebruik van de Diensten door de Klant in strijd met artikel 7, en uit het niet nakomen van artikel 9.1 of 9.3 door de Klant. Grasp meldt zo'n vordering snel aan de Klant en werkt redelijk mee, op kosten van de Klant.
15. Looptijd en beëindiging
15.1 Deze Voorwaarden gelden zolang een Orderformulier van kracht is.
15.2 Elke partij mag een Orderformulier schriftelijk beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dat niet binnen dertig (30) dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of als de andere partij failliet wordt verklaard of surseance van betaling krijgt.
15.3 Grasp mag de toegang direct opschorten als het gebruik door de Klant de veiligheid van de Diensten of van anderen bedreigt.
15.4 Na het einde. De Klant mag Klantgegevens exporteren tijdens de looptijd en tot dertig (30) dagen na het einde ervan. Daarna verwijdert Grasp de Klantgegevens zoals beschreven in artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst. Workflows die op het Platform draaien, stoppen als het abonnement eindigt; de Klant houdt het ontwerp van zijn Workflows (artikel 8.2).
15.5 De artikelen 8, 10, 13, 14 en 18 blijven na het einde van de overeenkomst gelden.
16. Wijziging van deze Voorwaarden
Grasp mag deze Voorwaarden wijzigen en kondigt dat minstens dertig (30) dagen vooraf aan, per e-mail of in het Platform. Is de Klant het er niet mee eens, dan mag hij zijn abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat. Blijft de Klant de Diensten na die datum gebruiken, dan geldt dat als aanvaarding.
17. Overmacht
Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door omstandigheden waarop zij redelijkerwijs geen invloed heeft, waaronder storingen bij cloud-, model- of netwerkaanbieders. Dit geldt niet voor betalingsverplichtingen.
18. Toepasselijk recht en geschillen
18.1 Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
18.2 De bevoegde rechter in Amsterdam is bij uitsluiting bevoegd.
19. Overige bepalingen
19.1 Kennisgevingen aan Grasp gaan naar info@joingrasp.com; kennisgevingen aan de Klant gaan naar de contactpersoon uit het Orderformulier.
19.2 De Klant mag de overeenkomst niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Grasp. Grasp mag de overeenkomst overdragen aan een groepsmaatschappij of aan een opvolger bij een fusie of verkoop van zijn onderneming.
19.3 Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van kracht en vervangen partijen de bepaling door een geldige met dezelfde strekking.
19.4 Deze Voorwaarden zijn in het Engels gesloten. De Nederlandse vertaling is er voor het gemak; de Engelse tekst is leidend.
Traece B.V. · Vrije Heerlijkheid 39, 1566 MH Assendelft, Nederland · KvK 98464604 · info@joingrasp.com